Mint az éremnek, úgy a projektnek is két oldala van. Ugyanis a megrendelő legtöbbször csak a végeredményt látja, egyes esetekben az adott iterációk leszállított inkrementumát.
Azonban a projektcsapatban dolgozók folyamatosan jelen vannak a projekt minden pillanatában, dolgozva azon, hogy eleget tegyenek a megrendelő igényeinek. A projekttervezés lépésein át, egészen a megfelelő projektmenedzsment módszertanig alaposan meg kell határoznunk működésünket.
Nézzük meg, mi áll a sikeres projektek hátterében!
Alapos projekttervezés
A projekttervezés egy kihagyhatatlan folyamat, ha projekt alapon működik szervezetünk. Olyan projekttervet kell készítenünk, amely egy biztos alapot ad nekünk a projekt kezdetétől egészen a végéig. A projekttervnek tartalmaznia kell a projekt scopeját vagyis, hogy milyen eredményt várunk el projektünktől. Emellett magában kell foglalnia a projekt ütemezését és a projekt során felmerülő lehetséges költségeket is.
Az említett három fő tényező mellett nem árt, ha a tervezés során kitérünk a kommunikáció formájára és a kommunikációs csatornákra, a potenciálisan felmerülő kockázatok kezelésére, illetve a minőség tervezett mérésére.
Tapasztalt projektmenedzser
Minden projektcsapat élére kell egy tapasztalt projektmenedzser, aki a szükséges szakmai tudás mellett rendelkezik a csapat motiválásához és a megfelelő kommunikációhoz nélkülözhetetlen soft skillekkel is. Ezek a szociális készségek nehezen tanulhatók, de szerencsére fejleszthetők.
A szükséges hard és soft skillek mellől nem hiányozhatnak azok a bizonyos leadership skillek sem, amelyek segítik a projektvezetőt a csapat megfelelő irányításában. A leaderi magatartás kiemelten fontos a projektalapú működés során, hiszen a projektmenedzser is egyfajta csapattagnak számít, akinek vezetnie, és nem hajtania kell csapatát.
Megfelelő projektmenedzsment módszertan
Végül, de nem utolsó sorban, mielőtt belevágnánk a projekt alapú működésbe, ki kell választanunk azt a projektmenedzsment módszertant, amelyik leginkább illik projektjeinkhez. A tradicionális, prediktív jellegű vízesés modell fókuszában a gondosan előállított terv megvalósítása áll, míg az agilis gondolkodásmód az értékteremtésre és az ügyfélelégedettségre helyezi a hangsúlyt.
Fontos különbség, hogy változékony környezetben, amikor nem ismerjük, hogy milyen eredményt vár el pontosan a megrendelő, az agilis működés indokolt, míg akkor, ha az elérendő scope jól definiálható, a vízesés modell alkalmazása szükséges. Az agilis szervezetek a hagyományos projekt alapon működő szervezetekkel ellentétben képesek a dinamikusan változó környezeti feltételekhez való gyors alkalmazkodásra.
Összegzés
A projektek mögött számos sikertényező áll, de közülük kiemelnénk az alapos projekttervezést, hiszen projektterv nélkül nem vághatunk bele az ismeretlenbe. Természetesen, mint minden csapatban, a projekt alapú működés során is szükség van egy vezetőre, aki a projekttagok motiválásáért, a csapat összekovácsolásáért felel. Mindemellett elengedhetetlen a megfelelő módszertan kiválasztása, amely többek között a megbízói igényektől és az elérendő scopetól függ.
